MANAGED PRINT SERVICES

Quer pretenda poupar dinheiro, automatizar os workflows de documentos ou possibilitar a impressão móvel, a nossa experiência em Serviços de Gestão de Impressão (MPS) pode ajudar. Os clientes adquirem controlo sobre os seus processos documentais através da nossa abordagem comprovada em três etapas, baseada na ajuda que damos a milhares de organizações para terem maior retorno sobre o seu investimento em infraestruturas de impressão.

Eis o seu roteiro para a liberdade de gestão documental:

Avaliação e Otimização

O primeiro benefício visível é a economia de custos – 30% dos custos totais com documentos. Imprimindo a custos mais baixos e imprimindo menos, estará igualmente a impulsionar os seus objetivos de sustentabilidade.

Segurança e Integração

Com a maturação da sua estratégia de MPS, poderá fazer mais, como melhorar a segurança dos documentos e apoiar os funcionários móveis que precisam de imprimir.

Automatização e Simplificação

Ao nível de MPS mais avançado, terá maior automatização, integração e simplificação dos processos digitais e baseados em papel.

A nossa abordagem baseada na análise dar-lhe-á uma panorâmica sobre o seu ambiente de impressão tanto a nível de dispositivos Xerox, como não Xerox. Criámos uma arquitetura de ferramentas que integra tecnologia leve, pesada e baseada na nuvem para apoio local, regional e global. Quer isto dizer que podemos trabalhar seja em que ambiente tiver.

As ferramentas de análise inovadoras da Xerox, como o Asset DB e o CompleteView Pro, suportam carregamentos de dados e intercâmbios de dados em tempo real com sistemas externos. Evitam-se assim erros e informações incompletas. A validação de dados in-line garante que os dados são exatos e alinha-se com o ambiente da sua organização. Os dados operacionais e ambientais que capturamos e analisamos, incluindo análises comparativas específicas do setor, são usados para criar uma apresentação consolidada que constitui a base de referência para a primeira etapa dos MPS da Próxima Geração.

Descubra onde se encontra agora.

A análise rigorosa de economias começa com o conhecimento pormenorizado do seu ambiente operacional atual e uma avaliação exaustiva do seu workflow de documentos. Esta perceção é obtida:

• Ajudando-o a compreender o custo total atual de propriedade (TCO) e os custos atuais. Usamos um Serviço de Avaliação estruturado, célere, completo ou personalizado, baseado em projetos, e adaptamo-lo às suas necessidades.

• Avaliando os custos operacionais correntes e o desempenho de quaisquer contadores Xerox de três níveis existentes e as oportunidades de poupança potenciais introduzidas com o uso de contadores Xerox de três níveis.

• Avaliando as suas operações presentes em termos de consumo total de energia e carbono, incluindo papel e árvores.

• Fornecendo uma solução inteligente e dinâmica suportada pela nossa plataforma de ferramentas MPS Xerox.

• Providenciando a modelização de soluções e cenários hipotéticos em tempo real que ampliam os seus conhecimentos para além do TCO passado e atual com vista a poupanças futuras em TCO, associadas ao cenário modelizado.

• Analisando os benefícios de uma proposta de solução face ao mapa real do seu local físico e conceções de layout futuras que captam, integram e validam a sua política de impressão.

• Fornecendo análises que possibilitam discussões e conceções baseadas em factos em toda a organização.

• Adaptando a recolha de dados à sua empresa, usando as nossas potentes ferramentas e processos comprovados.

Avaliação CompleteView Pro para Serviços de Impressão

O CompleteView Pro é um elemento fundamental, vencedor de prémios, do nosso conjunto de ferramentas proprietárias. Esta robusta plataforma analítica é escalável e flexível, para poder adaptar-se ao seu ambiente e sistemas empresariais.

O CompleteView Pro suporta muitos tipos e fontes de dados de entrada. A comunicação e o armazenamento seguros de dados, usando protocolos e encriptação standard da indústria, mantêm a confidencialidade da informação. Os consultores da Xerox complementam as nossas ferramentas para ajudá-lo a compreender os seus dados e compará-los com outros no seu setor de atividade.

Aplicamos a análise aos seus dados recolhidos para obter perceções sobre operação e custos, o que abre oportunidades de poupança e produz resultados em tempo real.

Ferramentas Principais de Automatização e Simplificação:

Agora que otimizámos o seu ambiente de impressão, temos de garantir que tudo se coneta ao seu ambiente de TI de maneira segura e conforme. Chamamos a esta segunda etapa “Segurança e Integração”.

A nossa abordagem integra-se com o seu ambiente e rede de TI existentes com um mínimo de perturbação, de tal forma que os Serviços de Gestão de Impressão (MPS) se tornam num elemento mais desejável da sua empresa.

Integrando mais fortemente os MPS com a TI, obtém maior valor para a sua organização através de uma responsabilização mais transparente e de um único ponto de contacto. Estará igualmente a transformar os seus dispositivos em verdadeiros ativos de TI e este é o primeiro passo para criar mais eficiência.

Hoje em dia, não pode senão almejar a manter a informação em completa segurança e por isso usamos a tecnologia mais recente para uma autenticação, encriptação e proteção antivírus otimizadas. Temos parcerias com especialistas como a Cisco e a McAfee, cujas normas são incomparáveis no setor.

A Xerox dispõe da largura de banda e da capacidade para suportar a integração e segurança de documentos a uma escala global. Isto é crítico para as grandes empresas.

Protega as ideias e os dados empresariais.

A Xerox fornece um conjunto de serviços completos para implementar e integrar a segurança e o controlo na sua infraestrutura de impressão e TI existente.

Os utilizadores podem imprimir em segurança quando e onde quiserem – usando qualquer dispositivo suportado pela rede, independentemente do fornecedor, aderindo a políticas como a HIPAA ou a Sarbanes Oxley.

Pode monitorizar a utilização e os dispositivos, estabelecer regras de impressão, implementar medidas de segurança robustas, acompanhar e afetar custos e reduzir consideravelmente os desperdícios.

E tudo é implementado à escala, velocidade e segurança que fazem sentido para si hoje e amanhã.

Ferramentas Principais de Segurança e Integração:

Migrar os clientes para níveis superiores de maturidade em gestão de impressão e documentos, incluindo a conversão de workflows em papel para processos digitais e de remodelação para maiores eficiências, constitui a terceira etapa dos Serviços de Gestão de Impressão (MPS) da próxima geração. Chamamos a esta etapa “Automatização e Simplificação” e é aqui que tudo se torna verdadeiramente interessante.

Com a tecnologia certa agora implementada e integrada de forma segura com o seu ambiente de TI, examinamos o que é necessário para melhorar a produtividade dos seus workflows de documentos.

Oferecemos serviços e tecnologia que levam a automatização de workflows mais longe do que simplesmente digitalizar documentos em papel, tendo como resultado uma autêntica transformação na sua empresa.

Começamos por capturar dados quantitativos para analisar o seu workflow atual de documentos. Recolhemos ainda informações qualitativas sobre as razões para imprimir, partilhar e movimentar documentos na sua empresa. Esta dupla abordagem é específica da nossa metodologia.

O resultado é uma análise orientada por dados própria do uso que faz dos documentos e dos processos que adota.

Após a análise do seu workflow, a Xerox submete um Relatório de Otimização de Processos. Este contém ideias passíveis de ação e recomendações sobre a automatização e simplificação dos seus workflows de documentos.

Executamos cuidadosamente a integração dos workflows porque sabemos que não pode permitir-se quaisquer perturbações ou riscos quando introduz mudanças.

Uma vez o seu workflow otimizado, permanecemos envolvidos com os serviços, dashboards, gestão de conteúdos e outras inovações para manter a eficiência e segurança dos seus workflows.

Ferramentas Principais de Automatização e Simplificação:

A análise rigorosa de economias começa com o conhecimento pormenorizado do seu ambiente operacional atual. Esta perceção é obtida:

• Ajudando-o a compreender o custo total atual de propriedade (TCO) e os custos atuais e a usar um Serviço de Avaliação estruturado, célere, completo ou personalizado, baseado em projetos, adaptado às suas necessidades.

• Fornecendo análises que o ajudam a compreender:

• Os custos operacionais atuais e o desempenho, a nível dos dispositivos existentes, tanto Xerox, como não Xerox.

• Atuais custos operacionais e o desempenho de qualquer dispositivo Xerox com contador de três níveis e as potenciais oportunidades de economia obtidas com a utilização de dispositivos Xerox com contador de três níveis.

• As suas operações presentes em termos de consumo total de energia e carbono (incluindo papel e árvores).

• Concebendo uma solução inteligente e dinâmica suportada pela nossa Plataforma de Ferramentas MPS Xerox.

• Providenciando a modelagem de soluções e cenários hipotéticos em tempo real que ampliam os seus conhecimentos para além do TCO passado e atual com vista a poupanças futuras em TCO, associadas ao cenário modelizado.

• Analisando os benefícios de uma proposta de solução face ao mapa real do seu local físico e conceções de layout futuras que captam, integram e validam a sua política de impressão.

• Fornecendo análises que possibilitam discussões e conceções baseadas em factos em toda a empresa.

As Ferramentas de Avaliação de Impressão Xerox CompleteView Pro identificam formas de prestação de serviços mais eficientes e reduzem os custos:

• O Custo Total de Propriedade fornece uma síntese da utilização dos dispositivos e do custo por impressão.

• A Capacity Utilization Tool estima as necessidades de mão de obra e cria a modelagem de cenários hipotéticos para o centro de impressão.

• A Service Capability Assessment examina a cadeia de valor completa desde a criação à pré-produção e desde a produção ao mailing/distribuição para reduzir custos e acrescentar valor

• A Service Process Maturity Assessment fornece uma visão objetiva da maturidade dos processos de serviço face às normas para determinar ações de melhoria a nível de gestão.

Ferramenta Xerox Print Awareness e Contador de Impressão

Use a Ferramenta Xerox Print Awareness quando desejar:

• Escolher as melhores opções relativas à impressão.• Saber quanto está a poupar por mês no dashboard do seu computador pessoal.

• Conhecer novas formas de aumentar as eficiências de impressão.

• Otimizar o ambiente de Serviços de Gestão de Impressão da sua empresa com o gerenciador de impressão.

• Melhorar os custos operacionais e a produtividade.

• A Ferramenta Xerox® Print Awareness constitui uma abordagem única à gestão da sustentabilidade e à redução dos volumes de impressão. A Ferramenta Print Awareness contribui para o triplo resultado final e promove hábitos de sustentabilidade a nível pessoal.

Pode ver o uso que faz da impressão através de uma interface simples e interativa no seu computador e tomar medidas para melhorar o comportamento a nível de impressão. Obtém uma visão pessoal do desempenho de impressão e não uma visão onde o desempenho de impressão individual é partilhado com todos os colegas. A ferramenta oferece conselhos sobre sustentabilidade e sugestões de melhoria no dashboard do utilizador.

Através do contributo de cada utilizador, e o contador de impressão, a sua organização está um passo mais perto de diminuir os custos gerais de impressão e de alcançar objetivos de responsabilidade social empresarial e de sustentabilidade.

Xerox Print Security Audit Service

O Serviço de Auditoria à Segurança de Impressão da Xerox pode ajudá-lo quando:

• É alvo de uma violação da segurança.

• Os dispositivos em rede falham e perdem as respetivas configurações de segurança.

• Não tem um sistema automático de alerta para o notificar sobre situações de risco.

• Precisa de uma auditoria rápida e completa às configurações da infraestrutura, incluindo impressoras e impressoras multifuncionais (MFP) na rede, de acordo com a política da empresa.

• Quer ter mais confiança na segurança do seu ambiente de impressão.

• Quer acabar com as incertezas – e o trabalho manual – na área da segurança.

O Serviço de Auditoria à Segurança de Impressão da Xerox ajuda-o a gerir a segurança em toda a infraestrutura da sua frota.

O nosso software inspeciona a sua rede e realiza uma auditoria automatizada. Compara as configurações de segurança atuais dos dispositivos com a sua configuração de TI e política de segurança. Recolhe assim informações sobre conformidade e não-conformidade dos dispositivos Xerox.

A nossa equipa de Prestação de Serviços analisa a base de referência e depois configura e implementa um comportamento uniforme dos dispositivos na generalidade do ambiente de Serviços de Gestão de Impressão (MPS).

A solução faz a gestão dos dispositivos de impressão Xerox e as atualizações de firmware para cumprir a base de referência das normas de segurança. Relatórios permanentes mostram a conformidade e identificam lacunas que podem ser resolvidas.

Xerox Mobile Print Solution

A Xerox Mobile Print Solution da Xerox pode ajudá-lo quando:

• A sua força de trabalho anda em viagem ou está dispersa pelo escritório, em casa e em espaços de trabalho públicos.

• Os funcionários precisam de imprimir diretamente a partir dos seus dispositivos móveis sem dar muitos passos e sem esforço.

• Os trabalhadores em mobilidade precisam de manter a qualidade ou a segurança dos documentos.

• Pretende melhorar a produtividade da sua força de trabalho móvel com um mínimo de impacto sobre os seus recursos informáticos.

• Deseja adotar o modelo do local de trabalho “sempre ativo” em lugar de sentir frustração com ele.

Com a Xerox Mobile Print Solution, os funcionários continuam produtivos onde quer que se encontrem e os documentos permanecem seguros.

A aplicação de impressão móvel localiza as impressoras dentro de uma rede de impressão pública, usando GPS e mapas, e envia o trabalho de impressão para esse local em segurança.

Estão disponíveis melhorias de impressão móvel em iOS, Android, Blackberry e outros dispositivos móveis. Integra-se com Leitores Seguros de Cartões e a impressão Follow You para experiências de utilizador únicas. As melhorias adicionais incluem impressão de páginas web, seleção de suportes, implementação global e muitos tipos de documentos.

Os modelos de entrega flexíveis minimizam o impacto da TI. A Xerox pode implementar e gerir tanto nas instalações da empresa, como através da nuvem.

Suíte de Gestão de Impressão Segura Xerox

A Suíte de Gestão de Impressão Segura da Xerox pode ajudá-lo a:

• A melhorar a segurança e o controlo da impressão.

• A automatizar regras para os direitos dos utilizadores, parâmetros de segurança e atributos das tarefas.

• Obter mais informações para análise de custos, cobrança e análise de utilização.

• Autenticar fisicamente com leitores de cartões ou ecrãs táteis.

A Suíte de Gestão de Impressão Segura integra a segurança, o controlo e o relatório de impressão com a sua infraestrutura de TI existente…

As capacidades podem ser licenciadas separadamente ou em conjunto para qualquer número de dispositivos ao abrigo do seu contrato de MPS existente. Pode ampliar ou reduzir a sua licença conforme necessário.

• A Ferramenta de Autenticação da Impressão usa um ecrã tátil ou leitor de cartões para os utilizadores se autenticarem fisicamente num dispositivo. Os documentos permanecem numa fila segura até a autenticação ser confirmada.

• A Ferramenta de Localização da Impressão capta dados a nível de dispositivos e utilizadores para análise de custos, cobrança, padrões de utilização e relatórios

• A Ferramenta de Controlo da Impressão utiliza regras automatizadas para encaminhar documentos com base em atributos ou custos.

• A Ferramenta de Contabilização da Impressão permite estabelecer diretrizes de impressão e afeta os custos aos centros de custos respetivos.

Serviço de Gestão de Servidores de Impressão da Xerox

O Serviço de Gestão de Servidores de Impressão da Xerox pode ajudá-lo quando pretende:

• Aliviar a TI do fardo de lidar com a gestão quotidiana da impressão

• Canalizar os recursos para objetivos essenciais da sua empresa.

• Minimizar os servidores de impressão para reduzir os custos e a complexidade.

• Resolver com maior rapidez problemas de impressão e evitar tempos de paragem.

Para libertar recursos e reduzir custos, a Xerox ocupa-se da gestão diária dos seus servidores, filas e controladores de impressão.

A ferramenta do Serviço de Gestão de Servidores de Impressão da Xerox monitoriza e alerta o serviço de atendimento da Xerox para quaisquer problemas de impressão com vista à sua resolução imediata.

Como parte do serviço, a Xerox pode também eliminar por completo os servidores de impressão. Isto reduz ainda mais os custos e a complexidade, proporcionando uma melhor experiência do utilizador.

A gestão da Xerox do percurso completo de impressão permite que a TI se concentre noutros elementos centrais do seu ambiente.

Alternativas Digitais Xerox

As Alternativas Digitais Xerox oferecem soluções móveis de workflow que o ajudam a:

• Aumentar a produtividade e eficiência dos trabalhadores do conhecimento.

• Racionalizar e simplificar processos ad-hoc baseados em documentos.

• Reforçar a colaboração entre os funcionários, os clientes e os parceiros de negócio.

• Impulsionar a eficiência global dos processos com relatórios e análises aprofundados sobre a utilização.

• Apoiar a execução do trabalho, quer os utilizadores estejam no escritório ou em movimento, com sincronização automática a nível de PC e tablets.

• Manter a segurança dos documentos atrás da sua firewall empresarial.

As Alternativas Digitais Xerox constituem uma solução flexível e poderosa para apoiar os atuais trabalhadores do conhecimento cada vez com mais mobilidade. Ajudam os utilizadores a realizar processos de trabalho ad-hoc, baseados em documentos, a nível de PC e iPads, sem necessidade de papel.

Permitem que os utilizadores leiam, guardem, partilhem e anotem (destaquem, tirem apontamentos, assinem, preencham um formulário) dentro de uma única aplicação.

Oferecem a mesma experiência intuitiva aos utilizadores de PC e tablets, incluindo sincronização em tempo real para assegurar que o conteúdo está disponível em todos os dispositivos.

Esta solução profissional de classe empresarial foi concebida para ajudar a sua organização a processar digitalmente tarefas comuns com documentos, apoiando a segurança, a mobilidade e a eficiência de processos. Integra-se com a infraestrutura da sua empresa, é alojada na sua rede e pode ser implementada e administrada centralmente pela sua IT.

Com as Alternativas Digitais Xerox, os utilizadores obtêm acesso consistente, em qualquer momento, aos documentos críticos de trabalho e a um conjunto de ferramentas otimizadas para métodos de trabalho “baseados em papel”.

Serviços de Gestão de Conteúdos da Xerox

Os Serviços de Gestão de Conteúdos da Xerox combinam a gestão de documentos e o worflow com serviços consultivos para automatizar e simplificar o processamento de documentos.

Permitem-lhe captar, guardar, partilhar e transformar documentos em papel e digitais da web, de aplicações do ambiente de trabalho, de tablets, smartphones e impressoras multifunções (MFP).

As organizações de todas as dimensões podem reduzir o custo e o tempo associado ao processamento de documentos em papel e digitais, otimizar a exatidão e repetibilidade dos processos de trabalho e aumentar a conformidade e segurança ao longo da vida de um documento.

As MFP Xerox usam ConnectKey para a captura distribuída de documentos. O ROC incorporado permite uma digitalização mais fácil. O acesso e o processamento móveis são possíveis a partir de dispositivos iOS e Android.

Serviços de Avaliação de Workflows da Xerox

Os Serviços de Avaliação de Workflows da Xerox podem ajudá-lo a:

• Compreender os workflows de documentos em toda a organização e a colher perceções para tomar decisões inteligentes.

• Saber mais do que apenas identificar onde se encontram os documentos e que dispositivos de impressão são usados.

Os nossos Serviços de Avaliação de Workflows fornecem uma visão orientada por dados dos processos empresariais baseados em documentos. O pacote combina a experiência da Xerox na área de workflows, recolha de dados qualitativos e quantitativos e ferramentas e análise proprietárias.

As visualizações dinâmicas destacam áreas de melhoria ou automatização de workflows. Pode obter novas perspetivas sobre as tendências dos processos empresariais, dos custos de armazenagem e papel e detalhes de processo passo a passo.

Usando análises comparativas internas e a nível da indústria, os Serviços de Avaliação de Workflows da Xerox proporcionam processos documentais mais eficientes, seguros e otimizados.

Serviços de Análise de Documentos da Xerox

O Serviço de Análise de Documentos da Xerox pode ajudá-lo a:

• Compreender como, onde e por que razão se usam documentos.

• Procurar novas fontes de produtividade e eficiência.

• Encontrar uma alternativa à recolha manual de dados.

• Reduzir a armazenagem de ficheiros e os custos associados.

A Análise de Documentos da Xerox oferece perceções que resultam em poupanças e eficiências através da digitalização, da otimização de workflows e de acesso descentralizado.

Este serviço encontra formas de tornar a infraestrutura documental mais produtiva através de processos eficientes, bem como da redução de custos e armazenamento de documentos.

Incorpora dados tradicionais de dispositivos de Serviços de Gestão de Impressão (MPS), detalhes de trabalhos de impressão, auditorias a documentação em papel arquivada e não arquivada e inquéritos a clientes.

Os dados MPS identificam processos com elevada utilização de papel com maior velocidade e exatidão quando comparados com os métodos de consultoria tradicionais. Os dados de qualidade revelam por que razão os documentos são impressos e guardados.

A análise, visualização e modelação e as ferramentas proprietárias e inovadoras da Xerox oferecem perceções mais profundas. Os relatórios abrangentes transformam os dados brutos em medidas passíveis de ação.

“O Serviço de XPPS prestado pela Xdoc e pela Xerox permitiu-nos concentrar os nossos esforços naquilo que é mais importante para o negocio, uma vez que todo o parque de impressão ficou controlado de uma forma fácil eficaz e abrangente.

Não sendo a impressão o nosso negocio, o ter alguém especializado a gerir essa componente, além de simplificar os processos internos permitiu obter também, simultaneamente, a garantia de uma disponibilidade dos equipamentos muito próxima dos 100%”

“A centralização de todos os equipamentos de impressão, a redução de custos associada e a simplicidade de processos, acrescentando a capacidade de monitorizarão permanente de consumíveis e avarias , motivou-nos para a implementação do MPS da Xerox, contribuindo para melhorar, também nesta área, a eficiência da Lameirinho.”

Crispim Ferreira ›

Director Geral
Managing Director & CFOLAMEIRINHO

“A centralização o de todo o parque de equipamentos, a redução de custos e a simplicidade de processos, acrescentando a capacidade de monotorização permanente de consumíveis e avarias ,foi o que despertou o interesse no MPS da Xerox.

Com a sua implementação melhoramos a eficiência da nossa organização e passamos a ter controlo real sobre o parque instalado”.

Gabriel Soares

AMERTRADE

“Sempre procuramos uma solução que nos libertasse para nos concentrarmos naquilo que realmente nos deve preocupar. A impressão não é o nosso negocio , por isso ter alguém a gerir essa componente vaio simplificar os nossos processos , sendo de realçar que com o mínimo de envolvimento da nossa parte garantimos uma disponibilidade dos equipamentos próxima dos 100%”
Joel Martins ›
Dept. ComprasBRAGALIS